Come archiviare un documento

Con Unitools ed uno scanner è possibile archiviare i documenti in file in formato Tiff.

Si farà qui riferimento allo scanner Fujitsu fi-5110C in dotazione a tutte le agenzie e subagenzie meccanizzate Unipol Assicurazioni.

Le cartelle sono ordinate gerarchicamente, nel senso che le cartelle polizza, sinistro e banca sono delle sottocartelle della cartella cliente.

E' disponibile anche una cartella Documenti personali nella quale è possibile creare cartelle a piacere e archiviare i propri documenti, i documenti d'agenzia ecc.

Per archiviare un documento di un cliente, basta selezionare il cliente dall'elenco ed inserire il documento e premere il bottone Scan dello scanner. Lo scanner si avvierà automaticamente e comparirà questa finestra di scansione:

La cartella in cui sarà archiviato il documento, dipende dalla griglia su siamo posizionati al momento in cui premiamo il bottone Scan posto sul pannello di controllo del Fujitsu.

Ad esempio, se abbiamo selezionato un cliente in Portafogli->Elenco clienti, il documento verrà archiviato nella cartella di quel cliente. Se invece partiamo da Portafoglio->Polizze, selezionando una polizza, il documento verrà archiviato nella cartella polizza n.xx/xxxx sottocartella della cartella cliente a cui è intestata la polizza.

In realtà, in una delle cartelle di archiviazione relative ad un cliente, è possibile archiviare qualsiasi tipo di file relativo a quella polizza/sinistro ecc..

· trascinando direttamente il file nella finestra in cui sono visualizzati i nomi dei file.

che consente di ridurre/ingrandire la finestra stessa così da facilitare l'operazione di trascinamento dei documenti.

I documenti per cui non è disponibile l'anteprima, possono essere aperti con il programma predefinito, facendo un doppio click nell'area grigia dell'anteprima.

Il formato Tiff è stato scelto perchè genera file particolarmente compressi e perchè permette la generazione di documenti multipagina.

La finestra di scansione può però ospitare, e gestire, anche file di altro formato: bmp, jpg, gif ecc.

Quando la scansione della/delle pagina/e è terminata, è sufficiente cliccare su Fine documento (o premere Invio) perchè il documento venga archiviato nella cartella del cliente selezionato.

Il documento, al momento dell'archiviazione, viene protocollato, dando al un nome al file che contiene un progressivo, la data e l'ora dell'archiviazione.

Facendoun doppio click sul nome di un file in archivio, è possibile rinominare il file.

Analogamente è possibile selezionare un sinistro o una polizza e procedere, come sopra descritto, alla scansione.

Ai documenti scansiti è possibile aggiungere delle note, predefinite o personalizzate

Le note così memorizzate, possono essere utilizzate per ricercare, uno o più documenti, attraverso le funzioni di ricerca in figura